การแจ้งเตือนกำหนดส่งสื่อล่วงหน้า
การแจ้งเตือนกำหนดส่งสื่อล่วงหน้าให้สมาชิกห้องสมุดกลุ่มบุคลกร ได้แก่ อาจารย์ นักวิจัย พนักงานมหาวิทยาลัย ข้าราชการ และลูกจ้างประจำ มีขั้นตอนดังนี้
การค้นหารายชื่อสมาชิก
- เข้าสู่ระบบข้อมูลการยืม-คืน
- เลือกไอคอน รายงาน จะปรากฎรายงานการยืม, คืนสื่อ
- คลิก สื่อครบกำหนดส่ง และสื่อค้างส่ง กำหนดส่ง พิมพ์ช่วงวันที่ต้องการ เช่น 31/01/2551 ถึง 01/02/2551
- เลือกกลุ่มบุคลากร ได้แก่ อาจารย์ อาจารย์(เงินรายได้) นักวิจัย พนักงานมหาวิทยาลัยข้าราชการ ลูกจ้างประจำ หรือ Instructor คลิกค้นหา
- จะแสดงข้อมูลรายงาน ประกอบด้วย บาร์โค้ด ชื่อเรื่อง เลขเรียก รหัสสมาชิก ชื่อ-นามสกุลของสมาชิก กลุ่มย่อย2 วันยืม วันคืน และกำหนดส่ง
- คลิกแฟ้ม เลือกส่งออกข้อมูล
- จะแสดง Popup : Login พิมพ์ Login และ Password ของผู้ปฏิบัติงาน
- จะแสดง Popup : Save As เลือก Save in ตั้งชื่อ File คลิก save
- จะแสดง Popup : ข้อมูลจัดเก็บเรียบร้อย คลิก OK
- เปิด File ที่ Save ไว้ เลือก Convert Database คลิก OK
- จะแสดง Popup : Convert Database Into เลือก Save in ตั้งชื่อ File คลิก save
- จะแสดง Popup :Microsoft Office Access คลิกOK
- จะแสดง Popup : Security Warning คลิกOpen
- เปิด Database Export ที่save ไว้จากข้อ 11 จะแสดงข้อมูลรายงาน
- ลบข้อมูลที่ไม่ต้องการ ได้แก่ บาร์โค้ด ชื่อเรื่อง เลขเรียก กลุ่มย่อย2 และวันที่ยืมโดยคลิกที่แถบตารางของข้อมูลทีละคอลัมน์ จะปรากฎแถบสีดำ คลิกเม้าส์ด้านขวา เลือก Delete Column
- จะแสดง Popup คลิก Yes จะแสดงเฉพาะข้อมูลที่ต้องการเท่านั้น ได้แก่ รหัสสมาชิกชื่อ-นามสกุลสมาชิก และกำหนดส่ง
- ปรับขยายข้อมูลให้ครบถ้วน คลิกแถบตารางชื่อ-นามสกุลสมาชิก เพื่อเรียงลำดับชื่อสมาชิกตามตัวอักษร โดยเลือก A-Z
- ถ้าชื่อสมาชิกคนหนึ่งมีมากกว่า 1 รายการ ให้ลบออกเหลือเพียง 1 รายการ โดยคลิกที่รายการซ้ำให้แสดงแถบสีดำ แล้วกดปุ่ม Delete จะแสดง Popup คลิก Yes
- สั่งพิมพ์ข้อมูลรายชื่อสมาชิกที่จะแจ้งเตือนกำหนดส่งล่วงหน้า
การแจ้งเตือนด้วยใบเตือนกำหนดส่งล่วงหน้า
ใช้ในกรณีที่สมาชิกไม่มี E-mail Address มีขั้นตอนดังนี้
- เปิดระบบใบเตือนและใบทวงการยืมสื่อ
- คลิกไอคอน ใบทวงสื่อ คลิกแฟ้ม เลือก เปิดรูปแบบ ดับเบิ้ลคลิกที่แฟ้ม Warning Report-next.fmt (จดหมายภาษาไทย) / Warning Report-next-eng.fmt (จดหมายภาษาอังกฤษ)
- คลิกค้นหา เลือกปุ่มรหัสสมาชิก พิมพ์รหัสสมาชิกตามรายการที่ค้นหา คลิกปุ่มค้นหาจะแสดงรหัสสมาชิก ชื่อสมาชิก และจำนวนยืม
- ดับเบิ้ลคลิกที่รายการสมาชิก จะแสดงแถบสีดำ คลิกปุ่มรูปแบบรายงาน จะแสดงรายละเอียดของข้อมูล แก้ไขวันที่ เดือน ปี ให้เป็นปัจจุบัน
- คลิกปุ่มเครื่องหมายถูก ( / ) จะแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์
- คลิก Print จะได้เอกสารใบเตือนกำหนดส่งสื่อล่วงหน้า
- จัดส่งใบเตือนให้สมาชิกตามที่อยู่ของต้นสังกัด
การแจ้งเตือนทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
ใช้ในกรณีที่สมาชิกมี E-mail Address มีขั้นตอนดังนี้
- เปิดระบบใบเตือนและใบทวงการยืมสื่อ
- คลิกไอคอน ใบทวงสื่อ คลิกแฟ้ม เลือก เปิดรูปแบบ ดับเบิ้ลคลิกที่แฟ้ม Warning Report-next.fmt
- คลิกค้นหา เลือกปุ่มรหัสสมาชิก พิมพ์รหัสสมาชิกตามรายการที่ค้นหา คลิกปุ่มค้นหาจะแสดงรหัสสมาชิก ชื่อสมาชิก และจำนวนยืม
- ดับเบิ้ลคลิกที่รายการสมาชิก จะแสดงแถบสีดำ คลิกปุ่มรูปแบบรายงาน จะแสดงรายละเอียดของข้อมูล แก้ไขวันที่ เดือน ปี ให้เป็นปัจจุบัน
- คลิกปุ่มเครื่องหมายถูก ( / ) จะแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์
- ส่งเป็นจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ โดยคลิกส่งออก เลือกรูปแบบ rtf ตั้งชื่อ File
- เปิดระบบสมาชิกเพื่อดู E-mail Address และ Copy ไว้
- เปิด E-mail เพื่อส่งข้อมูล โดยแนบ File ที่กำหนดไว้ มีวิธีทำดังนี้
– เปิด E-mail เลือก เขียนจดหมาย
– ถึง ให้Copy E-mail Address ของสมาชิกในระบบสมาชิก ไปวางไว้
– หัวเรื่อง พิมพ์ แจ้งวันกำหนดส่งสื่อล่วงหน้า
– เลือก เอกสารแนบท้าย
– คลิก Browse เพื่อเปิดไฟล์ที่ save ไว้ และคลิก เพิ่ม
– คลิก เอกสารแนบท้าย และคลิก ส่ง
ต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมกรุณาติดต่อ สายสุณี ฤทธิรงค์ ฝ่ายบริการสารสนเทศ