มหาวิทยาลัยบูรพาในฐานะสถาบันอุดมศึกษาชั้นนำในภาคตะวันออก  มีภารกิจในการผลิตบัณฑิตที่มีคุณภาพและสร้างสรรค์องค์ความรู้ใหม่ ๆ
การจัดเก็บและอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรักษาประวัติศาสตร์และมรดกทางปัญญาของมหาวิทยาลัย เพื่อให้เอกสารเหล่านี้
สามารถนำมาใช้ประโยชน์ในการศึกษา วิจัย และพัฒนาต่อไปในอนาคต
          การพัฒนาคลังจดหมายเหตุดิจิทัลของมหาวิทยาลัยบูรพา เป็นการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาประยุกต์ใช้ในการจัดเก็บ อนุรักษ์ และเผยแพร่เอกสารจดหมายเหตุ
ให้สามารถเข้าถึงได้ง่าย สะดวก และปลอดภัยมากขึ้น ช่วยให้บุคลากร นักศึกษา และผู้สนใจทั่วไปสามารถเข้าถึงข้อมูลทางประวัติศาสตร์ของมหาวิทยาลัยได้อย่างสะดวก
รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

วิสัยทัศน์และพันธกิจ
         วิสัยทัศน์ การเป็นศูนย์กลางการอนุรักษ์และเข้าถึงจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยในรูปแบบดิจิทัลที่ทันสมัยและมีประสิทธิภาพ
         พันธกิจ อนุรักษ์และจัดการจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยในรูปแบบดิจิทัลอย่างเป็นระบบเพื่อสนับสนุนการเรียนรู้ การวิจัย
และการบริหารจัดการ

วัตถุประสงค์
         ๑.   เพื่อจัดเก็บและอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยในรูปแบบดิจิทัล ป้องกันการสูญหายและเสื่อมสภาพ
         ๒.   เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ สร้างระบบการจัดการเอกสารจดหมายเหตุที่ทันสมัยและมีประสิทธิภาพ เพิ่มความสะดวกในการค้นหาและเข้าถึงข้อมูล
         ๓.   เพื่อเผยแพร่ข้อมูลทางประวัติศาสตร์ ให้เอกสารจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยเป็นที่รู้จักและเข้าถึงได้โดยสาธารณชน เพื่อเป็นประโยชน์ต่อการศึกษา วิจัย และพัฒนา
         ๔.   สนับสนุนการเรียนการสอนและการวิจัย: สร้างแหล่งเรียนรู้และข้อมูลอ้างอิงที่สำคัญสำหรับนักศึกษาอาจารย์ และนักวิจัย
         ๕.   สร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับมหาวิทยาลัย: สะท้อนให้เห็นถึงความเป็นสถาบันที่มีความรับผิดชอบต่อการรักษาประวัติศาสตร์และมรดกทางปัญญา 

ขอบเขต
           ๑.  เอกสารที่จัดเก็บในคลังจดหมายเหตุดิจิทัล มหาวิทยาลัยบูรพา
           เอกสารที่จัดเก็บจะครอบคลุมเอกสารทุกประเภทที่เกี่ยวข้องกับประวัติศาสตร์ของมหาวิทยาลัย เช่น เอกสารที่เกี่ยวกับการก่อตั้ง การพัฒนา การบริหารงาน
บุคลากร ผลงานวิจัย และกิจกรรมต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย เพื่อรักษาประวัติศาสตร์และมรดกทางปัญญา สนับสนุนการเรียนการสอนและการวิจัยและสร้างภาพลักษณ์ที่ดี
ให้กับมหาวิทยาลัย ประกอบด้วย
      ๑.  เอกสารเกี่ยวกับการก่อตั้งและพัฒนาของมหาวิทยาลัย
      ๑)  พระราชกฤษฎีกาก่อตั้งมหาวิทยาลัย
      ๒)  แผนพัฒนาและยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัย
      ๓)  รายงานประจำปีของมหาวิทยาลัย
      ๔)  เอกสารบันทึกความเข้าใจหรือข้อตกลงความร่วมมือกับหน่วยงานภายนอก
      ๒.  เอกสารเกี่ยวกับผู้บริหารและบุคคลสำคัญ
      ๑)  ประวัติและผลงาน ภาพถ่าย
      ๒)  ผลงานวิจัยและสิ่งตีพิมพ์
      ๓.  เอกสารเกี่ยวกับคณะและหน่วยงานต่าง ๆ
      ๑)  ประวัติความเป็นมาของคณะและหน่วยงาน
      ๒)  โครงสร้างองค์กร
      ๓)  กฎระเบียบและข้อบังคับ
      ๔)  ผลงานวิจัยและสิ่งตีพิมพ์
      ๕)  รายชื่อบุคลากรและบัณฑิต
      ๔.  เอกสารเกี่ยวกับกิจกรรมและประเพณีต่างๆ ของมหาวิทยาลัย
      ๑)  เอกสารเกี่ยวกับพิธีการต่าง ๆ เช่น พิธีเปิดมหาวิทยาลัย พิธีพระราชทานปริญญาบัตร
      ๒)  เอกสารเกี่ยวกับกิจกรรมทางวิชาการ เช่น การประชุมสัมมนา การอบรม
      ๓)  เอกสารเกี่ยวกับกิจกรรมนักศึกษา เช่น กิจกรรมชมรม กีฬา
      ๔)  เอกสารเกี่ยวกับกิจกรรมเพื่อสังคม
      ๕.  เอกสารเกี่ยวกับการเงินและงบประมาณ
      ๑)  งบประมาณรายรับรายจ่าย
      ๒)  รายงานการเงิน
      ๓)  สัญญาต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเงิน
      ๗.  เอกสารเกี่ยวกับทรัพย์สิน
      ๑)  ทะเบียนทรัพย์สิน
      ๒)  แผนที่แสดงที่ตั้งทรัพย์สิน
      ๓)  สัญญาเช่า สัญญาซื้อขาย
      ๗.  เอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
      ๑) ภาพถ่าย วิดีโอ บันทึกเสียง
      ๒) หนังสือพิมพ์ วารสารที่เกี่ยวข้องกับมหาวิทยาลัย
      ประเภทเอกสารแบ่งตามลักษณะของสื่อ
      เอกสาร
      ประกอบด้วย เอกสารการดำเนินงานต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย  อาทิ การบริหาร การบริหารงานบุคคล การเงินงบประมาณ หลักสูตร นักศึกษา การบริการวิชาการ
การประกันคุณภาพการศึกษา พิธี/ กิจกรรม เป็นต้น นอกจากนี้ยังหมายรวมถึง เอกสารและสิ่งพิมพ์ที่เกี่ยวกับจังหวัดเชียงรายอันเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับมหาวิทยาลัย
ก่อนการจัดตั้งมหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง จากสำนักงานจังหวัดเชียงราย สื่อมวลชน หน่วยงานในจังหวัดเชียงรายด้วย
      สิ่งพิมพ์
      ประกอบด้วย สิ่งตีพิมพ์ของมหาวิทยาลัย ที่จัดทำและเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ผลการดำเนินงานในด้านต่าง ๆ เช่น รายงานประจำปี สารสนเทศ คู่มือต่าง ๆ จดหมายข่าว วารสาร จุลสาร รวมทั้งสิ่งพิมพ์จัดพิมพ์เนื่องในโอกาสพิเศษ อาทิ หนังสือที่ระลึก สูจิบัตร บัตรเชิญ โปสเตอร์ ปฏิทิน ส.ค.ส เป็นต้น
      โสตทัศนวัสดุและสื่ออิเล็กทรอนิกส์
      ประกอบด้วย สื่อประเภทดิจิตอล อาทิ วีดิทัศน์ แถบบันทึกเสียง ซีดี/ วีซีดีบันทึกข้อมูล เพลงประจำมหาวิทยาลัย และภาพถ่ายการดำเนินงานของมหาวิทยาลัย
ในด้านต่าง ๆ ได้แก่ ภาพกิจกรรม การบริการวิชาการ ภาพพิธีเหตุการณ์สำคัญต่าง ๆ ภาพการก่อสร้างอาคารสถานที่ ภาพบุคคล รวมทั้งภาพผู้มาเยี่ยมชมมหาวิทยาลัย
ทั้งในประเทศและต่างประเทศ 
      แผนที่ แผนผัง พิมพ์เขียว  
      ประกอบด้วย แผนที่ แผนผัง พิมพ์เขียว แบบแปลน ผังการก่อสร้างอาคารต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย
      วัตถุสิ่งของ
      ประกอบด้วย เหรียญและแสตมป์ที่ระลึกของสมเด็จพระศรีนครินทราบรมราชชนนี ซึ่งจัดทำในวาระต่าง ๆ ของที่ระลึกมหาวิทยาลัยแม่ฟ้าหลวง จัดทำขึ้นเนื่องในโอกาสหรือกิจกรรมพิเศษต่าง ๆ โดยใช้ตราสัญลักษณ์มหาวิทยาลัย
      บุคคลสำคัญ
      รายนามบุคคลสำคัญ อาทิ นายกสภามหาวิทยาลัย อธิการบดี ดุษฎีบัณฑิตกิตติมศักดิ์ ผู้ได้รับพระราชทานรางวัลตุงทองคำ อาคันตุกะ เป็นต้น
      ๒.  ขอบเขตด้านมาตรฐานการจัดการเอกสารจดหมายเหตุดิจิทัล
      สำนักหอสมุดยึดแนวทางการบรรยายเอกสารจดหมายตามมาตรฐาน ISAD(G)  ซึ่งมาตรฐานสากลสำหรับการอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ ISAD(G) – International Standard for Archival Description) เป็นมาตรฐานสากลที่ใช้ในการอธิบายเอกสารจดหมายเหตุอย่างเป็นระบบ ทำให้การค้นหาและเข้าถึงข้อมูลในเอกสารทำได้ง่ายขึ้น
และเป็นที่เข้าใจตรงกันทั่วโลก องค์ประกอบด้วย element ต่าง ๆ ที่ใช้อธิบายเอกสารแต่ละชิ้น ซึ่งจะช่วยให้เราเข้าใจถึงที่มาที่ไป เนื้อหา และความสำคัญของเอกสารนั้น ๆ
ได้อย่างชัดเจน โดยมาตรฐาน ISAD(G) แบ่งองค์ประกอบในการอธิบายเอกสารออกเป็นส่วน ๆ แต่ละส่วนจะมีรายละเอียดที่แตกต่างกันไปตามลักษณะของเอกสาร
แต่โดยทั่วไปแล้วจะมีองค์ประกอบหลักดังต่อไปนี้
      ๑)  ชื่อเอกสาร (Title) ชื่อที่ใช้เรียกเอกสารนั้น ๆ อาจเป็นชื่อที่ปรากฏบนเอกสาร หรือชื่อที่ผู้จัดทำรายการตั้งขึ้น
          ๒)   วันที่ (Date) วันที่สร้างเอกสาร หรือช่วงเวลาที่เอกสารเกี่ยวข้อง
          ๓)   ผู้สร้าง (Creator) บุคคล องค์กร หรือหน่วยงานที่สร้างเอกสาร
          ๔)   เนื้อหาและขอบเขต (Content and scope) อธิบายถึงเนื้อหาหลักของเอกสาร ว่าเกี่ยวกับเรื่องอะไรบ้าง ครอบคลุมช่วงเวลาใดบ้าง
          ๕)   วัสดุและรูปแบบทางกายภาพ (Physical and technical characteristics) ระบุรูปแบบของเอกสาร เช่น จดหมาย, รายงาน, ภาพถ่าย เป็นต้น และวัสดุที่ใช้ทำเอกสาร
          ๖)   ภาษา (Language) ภาษาที่ใช้ในเอกสาร
          ๗)   ระดับความละเอียด (Level of detail) ระบุระดับความละเอียดของการอธิบาย เช่น อธิบายถึงระดับชุดเอกสาร หรือระดับเอกสารรายชิ้น
          ๘)   ประวัติการครอบครอง (History of custody) อธิบายประวัติการครอบครองเอกสาร ตั้งแต่เริ่มสร้างจนถึงปัจจุบัน
          ๙)   อ้างอิง (References) ระบุเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง หรือแหล่งที่มาของข้อมูลเพิ่มเติม
          ๑๐)   หมายเหตุ (Notes) บันทึกข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร เช่น สภาพของเอกสาร ข้อจำกัดในการเข้าถึง
          ๓.  ขอบเขตด้านเทคโนโลยี
      งานจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัย ได้นำโปรแกรม OMEKA ซึ่งเป็นโปรแกรม Open Source มาปรับปรุงและพัฒนาเพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลจดหมายเหตุ สำหรับสืบค้นข้อมูลเอกสารหลักฐานสำคัญในการดำเนินงานของมหาวิทยาลัยบูรพาด้านต่าง ๆ ทั้งในรูปแบบสื่อสิ่งพิมพ์ และสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ผู้ใช้บริการสามารถเข้าสืบค้นข้อมูลต่าง ๆ จากฐานข้อมูลจดหมายเหตุผ่านทางเว็บไซต์จดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยบูรพา
      โดยสำหรับเว็บไซต์จดหมายเหตุ สำนักหอสมุดพัฒนาโดยใช้โปรแกรม WordPress
      ๔.  ขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบของบุคลากร
      บรรณารักษ์ชำนาญการพิเศษ
      ๑.  กำหนดเป้าหมายและวางแผนการดำเนินงาน
      ๒.  เลือกใช้เทคโนโลยีและซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม
      ๓.  กำหนดมาตรฐาน Metadata และการจัดหมวดหมู่ข้อมูล 
      ๔.  ตรวจสอบฐานจดหมายเหตุดิจิทัลให้เป็นไปตามมาตรฐานสากล
      ๕.  ส่งเสริมการใช้งานฐานจดหมายเหตุดิจิทัล
      บรรณารักษ์ชำนาญการ
      ด้านการสร้างฐานข้อมูลดิจิทัล
      ๑.  ประเมินและคัดเลือกเอกสารจดหมายเหตุ
          ๒.   สร้างระเบียนและลงรายการ Metadata เอกสารตามแนวทางมาตรฐานสากล ISAD(G) ด้วย OMEKA
          ๓.   กำหนดคำอธิบายเอกสาร (Metadata) และให้หัวเรื่อง
          ๔.   ตรวจสอบความถูกต้องและครบถ้วนของ Metadata
          ๕.   ดูแลรักษาเอกสารต้นฉบับและเอกสารดิจิทัล
          ๖.   จัดทำคู่มือสำหรับการใช้งานฐานข้อมูล
          ๗.  การสร้างเนื้อหาบนเว็บไซต์และการเผยแพร่
      ๘.  พัฒนาเว็บไซต์และแพลตฟอร์มสำหรับการเข้าถึงข้อมูลจดหมายเหตุ โดยใช้ WordPress
          ผู้ปฏิบัติงานห้องสมุด
      ๑.  ถ่ายภาพตามที่ได้มอบหมาย
          ๒.   แปลงเอกสารต้นฉบับเป็นรูปแบบดิจิทัล (การสแกน การถ่ายภาพ)
      ๓.  ดูแล แก้ปัญหาเบื้องต้นระบบฐานข้อมูล
      นักวิชาการคอมพิวเตอร์ชำนาญการ
      ๑.  ติดตั้ง กำหนดค่า จัดการผู้ใช้และการเข้าถึงระบบ อัพเดตและบำรุงรักษาโปรแกรม OMEKA
      ๒.  ดูแลเรื่องความปลอดภัยของข้อมูล สำรองและกู้คืนข้อมูล
      ๓.  แก้ไขปัญหาทางเทคนิคที่เกี่ยวข้องกับ
      แผนพัฒนาคลังจดหมายเหตุดิจิทัล มหาวิทยาลัยบูรพา
      เพื่อให้การพัฒนาจดหมายเหตุดิจิทัลมหาวิทยาลัย มีแนวทางการดำเนินงานในรูปแบบดิจิทัลอย่างเป็นระบบและยั่งยืน สำนักหอสมุดจึงได้กำหนดแผนพัฒนาดังนี้
เป้าหมาย
      ๑.  เพิ่มจำนวนเอกสารจดหมายเหตุที่จัดเก็บในรูปแบบดิจิทัลร้อยละ ๑๐
      ๒.  พัฒนาระบบการเข้าถึงจดหมายเหตุดิจิทัลที่ใช้งานง่ายและมีประสิทธิภาพ
      ๓.  ส่งเสริมการใช้ประโยชน์จากจดหมายเหตุดิจิทัลในการเรียนการสอนและการวิจัย
วิธีการดำเนินงาน
      ๑.  การสำรวจและรวบรวมเอกสาร ดำเนินการสำรวจและรวบรวมเอกสารจดหมายเหตุที่มีอยู่ในหน่วยงานต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัย
      ๒.  การแปลงเอกสารเป็นรูปแบบดิจิทัล สแกนเอกสารที่เป็นรูปเล่ม และแปลงไฟล์เสียง วิดีโอ เป็นรูปแบบดิจิทัล
      ๓.  การจัดทำฐานข้อมูล สร้างฐานข้อมูลเพื่อจัดเก็บและจัดการข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารจดหมายเหตุ
      ๔.  การพัฒนาระบบค้นหา พัฒนาระบบค้นหาที่ใช้งานง่าย เพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
      ๕.  การเผยแพร่ข้อมูล สร้างเว็บไซต์เพื่อเผยแพร่เอกสารจดหมายเหตุให้สาธารณชนได้เข้าชม
      ๖.  การประชาสัมพันธ์ ประชาสัมพันธ์คลังจดหมายเหตุดิจิทัลให้บุคลากร นักศึกษาและผู้สนใจทั่วไปได้รับรู้