สำนักงานผู้อำนวยการ
หน้าที่ความรับผิดชอบ
สำนักงานผู้อำนวยการ เป็นฝ่ายที่สนับสนุนภารกิจหลักของสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยบูรพา
ให้สามารถดำเนินการได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ โดยดำเนินการบริหารงานในด้าน
และงานอื่น ที่ไม่ได้อยู่ในความรับผิดชอบของสำนักหอสมุดโดยเฉพาะและปฏิบัติอื่นที่เกี่ยวข้อง อำนวยความสะดวกและประสานงานระหว่างสำนักหอสมุดกับหน่วยงานภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย การบริหารงานสำนักงานผู้อำนวยการ มีขอบเขตความรับผิดชอบ ดังนี้
- งานบริหารทั่วไป
- งานบริหารงานบุคคล
- งานการเงินและบัญชี
- งานพัสดุ
- งานแผนและงานประกันคุณภาพการศึกษา
- งานพัฒนาระบบการบริหารจัดการ
งานบริหารทั่วไป
งานบริหารงานบุคคล
งานการเงินและบัญชี
งานพัสดุ
งานแผนและงานประกันคุณภาพการศึกษา
งานพัฒนาระบบการบริหารจัดการ
งานบริหารทั่วไป
มีหน้าที่และความรับผิดชอบเกี่ยวกับการบริหารทั่วไป
- บริการและอำนวยความสะดวกแก่ผู้มาติดต่อสำนักงานผู้อำนวยการ
- จัดระบบการดำเนินงานด้านงานสารบรรณและงานธุรการของสำนักหอสมุด
- ประสานงานการประชุม จัดเตรียมเอกสาร จัดสถานที่ บันทึกรายงานการประชุม และจัดทำรายงานการประชุมคณะกรรมการบริหารสำนักหอสมุด
- ประสานงานการจัดทำคำขอตั้งงบประมาณรายจ่ายประจำปีจากงบประมาณแผ่นดินและ เงินรายได้มหาวิทยาลัย
- ตรวจสอบความถูกต้อง และจัดลำดับความสำคัญของหนังสือราชการเพื่อเสนอต่อผู้บังคับบัญชา
- เสนอเรื่องต่อผู้บังคับบัญชาเพื่อพิจารณาสั่งการ
- ลงทะเบียนรับ - ส่งหนังสือราชการ และแยกประเภทเอกสาร
- จัดพิมพ์หนังสือราชการทั้งภายใน และภายนอกมหาวิทยาลัย เอกสาร แบบฟอร์มต่าง ๆ
- ดูแลการรับเอกสารผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-documentation)
- ควบคุมการออกเลขที่หนังสือ ประกาศ คำสั่ง ของหน่วยงานภายในสำนักหอสมุด
- แจ้งเวียนเอกสารภายใน/ ภายนอกให้บุคลากรได้รับทราบผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
- ติดตามเรื่อง การประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
- รวบรวมประสานงานจัดทำรายงานประจำปีของสำนักหอสมุด
- การควบคุมดูแลอาคารสถานที่และยานพาหนะ
- รวบรวมประสานงานจัดทำรายงานประจำปีของสำนักหอสมุด
- งานอื่น ๆ ที่ไม่ได้อยู่ในหน้าที่ความรับผิดชอบของสำนักงานผู้อำนวยการโดยเฉพาะและปฏิบัติหน้าที่อื่นที่เกี่ยวข้อง
งานบริหารงานบุคคล
มีหน้าที่และความรับผิดชอบเกี่ยวกับการบริหารงานบุคคล
- ดูแลและรับผิดชอบบัญชีลงเวลาปฏิบัติงานของบุคลากรในสำนักหอสมุด
- . จัดทำแฟ้มทะเบียนประวัติของบุคลากรในสังกัดสำนักหอสมุดให้เป็นปัจจุบัน
- ดำเนินการเกี่ยวกับการลาของบุคลากรในสังกัดทุกฝ่ายทั้งการตรวจสอบวันลา การลงบันทึก การลาของบุคลากร
- ประสานงานการจัดทำคำขอตั้งงบประมาณรายจ่ายประจำปีจากงบประมาณแผ่นดินและ เงินรายได้มหาวิทยาลัย
- ตรวจสอบความถูกต้อง และจัดลำดับความสำคัญของหนังสือราชการเพื่อเสนอต่อผู้บังคับบัญชา
- เสนอเรื่องต่อผู้บังคับบัญชาเพื่อพิจารณาสั่งการ
- ลงทะเบียนรับ - ส่งหนังสือราชการ และแยกประเภทเอกสาร
- จัดพิมพ์หนังสือราชการทั้งภายใน และภายนอกมหาวิทยาลัย เอกสาร แบบฟอร์มต่าง ๆ
- ดูแลการรับเอกสารผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-documentation)
- ควบคุมการออกเลขที่หนังสือ ประกาศ คำสั่ง ของหน่วยงานภายในสำนักหอสมุด
- แจ้งเวียนเอกสารภายใน/ ภายนอกให้บุคลากรได้รับทราบผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
- ติดตามเรื่อง การประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
- รวบรวมประสานงานจัดทำรายงานประจำปีของสำนักหอสมุด
- การควบคุมดูแลอาคารสถานที่และยานพาหนะ
- รวบรวมประสานงานจัดทำรายงานประจำปีของสำนักหอสมุด
- งานอื่น ๆ ที่ไม่ได้อยู่ในหน้าที่ความรับผิดชอบของสำนักงานผู้อำนวยการโดยเฉพาะและปฏิบัติหน้าที่อื่นที่เกี่ยวข้อง
การจัดรูปแบบองค์กรและการแบ่งส่วนงาน
- งานบริหารทั่วไป
- งานบริหารงานบุคคล
- งานการเงินและบัญชี
- งานพัสดุ
- งานแผนและงานประกันคุณภาพการศึกษา
- งานพัฒนาระบบการบริหารจัดการ
งานบริหารทั่วไป
- บริการและอำนวยความสะดวกแก่ผู้มาติดต่อสำนักงานผู้อำนวยการ
- จัดระบบการดำเนินงานด้านงานสารบรรณและงานธุรการของสำนักหอสมุด
- ประสานงานการจัดทำคำขอตั้งงบประมาณรายจ่ายประจำปีจากงบประมาณแผ่นดินและเงินรายได้มหาวิทยาลัย
- ประสานงานการประชุม จัดเตรียมเอกสาร จัดสถานที่ บันทึกรายงานการประชุม และจัดทำรายงานการประชุมคณะกรรมการบริหารสำนักหอสมุด
- ตรวจสอบความถูกต้อง และจัดลำดับความสำคัญ ของหนังสือราชการเพื่อเสนอต่อผู้บังคับบัญชา
- เสนอเรื่องต่อผู้บังคับบัญชาเพื่อพิจารณาสั่งการ
- ลงทะเบียนรับ – ส่งหนังสือราชการ และแยกประเภทเอกสาร
- จัดพิมพ์หนังสือราชการทั้งภายใน และภายนอกมหาวิทยาลัย เอกสาร แบบฟอร์มต่าง ๆ
- ดูแลการรับเอกสารผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-documentation)
- ควบคุมการออกเลขที่หนังสือ ประกาศ คำสั่ง ของหน่วยงานภายในสำนักหอสมุด
- แจ้งเวียนเอกสารภายใน/ภายนอกให้บุคลากรได้รับทราบผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
- ติดตามเรื่อง การประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
- การควบคุมดูแลอาคารสถานที่และยานพาหนะ
- รวบรวมประสานงานจัดทำรายงานประจำปีของสำนักหอสมุด
- งานอื่นๆ ที่ไม่ได้อยู่ในหน้าที่ความรับผิดชอบของสำนักงานผู้อำนวยการโดยเฉพาะ และปฏิบัติหน้าที่อื่นที่เกี่ยวข้อง
งานบริหารงานบุคคล
- ดูแลและรับผิดชอบบัญชีลงเวลาปฏิบัติงานของบุคลากรในสำนักหอสมุด
- จัดทำแฟ้มทะเบียนประวัติของบุคลากรในสังกัดสำนักหอสมุดให้เป็นปัจจุบัน
- ดำเนินการเกี่ยวกับการลาของบุคลากรในสังกัดทุกฝ่ายทั้งการตรวจสอบวันลา การลงบันทึกการลาของบุคลากร
- รวบรวมหนังสือเวียน และระเบียบราชการเกี่ยวกับงานบริหารและธุรการ
- จัดทำ คำสั่งแต่งตั้ง/ รักษาการ และคำสั่งอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
- ปรับคุณวุฒิและเปลี่ยนตำแหน่ง/ การปรับคุณวุฒิและให้ได้รับเงินเดือนตามคุณวุฒิ
- การประเมินผลการปฏิบัติงานตามข้อตกลงการปฏิบัติงาน และการเลื่อนขั้นเงินเดือนประจำปี
- ดำเนินการสรรหา คัดเลือกบุคลากร และการสอบคัดเลือกบุคลากร
- การเสนอขอพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ฯ ข้าราชการ/พนักงานมหาวิทยาลัย/ ลูกจ้างประจำ
- การขอออกบัตรประจำตัวข้าราชการ/พนักงานมหาวิทยาลัย/ ลูกจ้างประจำ
- การดำเนินการตามพระราชบัญญัติประกันสังคม
- ขอคืนอัตราว่างกรณีเกษียณอายุงาน
- ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
งานการเงินและบัญชี
รับผิดชอบงานด้านการเงินและบัญชี เงินรายได้จากเงินอุดหนุนรัฐบาล เงินรายได้มหาวิทยาลัย เงินยืมทดรองจ่าย และเงินกองทุนสวัสดิการมหาวิทยาลัย โดยจำแนกตามลักษณะงาน ดังนี้
1. ปฏิบัติงานด้านการเงิน
- เบิกจ่ายเงินงบประมาณประจำปี
- เบิกจ่ายเงินกองทุนสวัสดิการมหาวิทยาลัย
- รับ – จ่ายเงิน จากเงินทดรองจ่าย
- จัดทำเช็คจ่ายร้านค้า
- ไปธนาคาร ฝาก-ถอนเงินทดรองจ่าย
- ตรวจนับเงินสดคงเหลือเงินทดรองจ่าย
- เงินยืมจากกองคลังและทรัพย์สิน
- รับเงินรายได้ค่าธรรมเนียมและรายรับอื่น และออกใบเสร็จรับเงิน
- ปิดใบเสร็จรับเงิน/คูปองรับเงินรายได้ค่าธรรมเนียมและรายรับอื่น ตรวจนับเงิน นำเงินฝากธนาคาร บันทึกรายการในระบบบัญชี 3 มิติ นำส่งเอกสารและรายงานให้กองคลังและ
ทรัพย์สินทุกวันทำการที่มีการรับเงิน
2. ปฏิบัติงานด้านเอกสารและบัญชี
- ขอออนุมัติเบิกจ่าย/ตรวจเรื่องเกี่ยวกับการเงิน ได้แก่ เงินเดือนพนักงานเงินรายได้ เงินประกันสังคม เงินประจำตำแหน่ง เงินสาขาขาดแคลนและเงินเพิ่มพิเศษ เงินสวัสดิการ
ค่ารักษาพยาบาลและการศึกษาบุตร ค่าเบี้ยประชุม ค่าตอบแทนการปฏิบัติงานนอกเวลา ทำงานปกติ ค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปปฏิบัติงาน ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม ค่าเลี้ยงรับรอง
ค่าเบี้ยประกันภัยอาคาร ค่าเบี้ยประกันรถยนต์/รถจักรยานยนต์ เป็นต้น - การบันทึกการเบิกจ่ายทุกเรื่องเบิกจ่ายในระบบบัญชี 3 มิติ
- การบันทึกสมุดทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก เพื่อเป็นหลักฐานในการส่งเรื่องเบิกจ่ายที่จ่าย จากเงินทดรองจ่ายและรับคืนเงินทดรองจ่ายจากกองคลังและทรัพย์สิน
- จัดทำทะเบียนคุมเงินทดรองจ่าย
- จัดทำทะเบียนคุมงบประมาณรายจ่าย
- เบิกใบเสร็จรับเงินจากกองคลังและทรัพย์สิน จัดทำทะเบียนคุม ควบคุมการใช้ใบเสร็จรับเงิน ส่งคืนใบเสร็จรับเงินที่ใช้แล้ว และจัดทำรายงานส่งกองคลังและทรัพย์สินทุกสิ้นปีงบประมาณ
- ขออนุมัติสั่งพิมพ์คูปองรับเงินค่าเข้าใช้บริการห้องสมุดบุคคลภายนอก จัดทำทะเบียนคุมคูปอง ควบคุมการใช้ การเก็บรักษาเพื่อการตรวจสอบ และจัดทำรายงานการใช้ ยอดคงเหลือส่งกองคลังและทรัพย์สินทุกสิ้นปีงบประมาณ
- รายงานเงินสดคงเหลือประจำวัน
- รายงานการใช้จ่ายเงิน
- รายงานเงินทดรองจ่ายทุกสิ้นเดือน รายงานยอดคงเหลือบัญชีเงินฝากธนาคาร รายงานใบสำคัญค้างจ่ายรายงานลูกหนี้คงค้าง
- รายงานอื่น ๆ ตามที่มหาวิทยาลัยกำหนด ได้แก่ รายงานค่าสาธารณูปโภค รายงานรายได้รับล่วงหน้า/ค้างรับ รายงานค่าใช้จ่ายค้างจ่าย/ค้างรับ เป็นต้น
- ตรวจเอกสารการเบิกจ่ายเงินจากกองทุนสวัสดิการมหาวิทยาลัย
3. ปฏิบัติงานด้านการบริการและอื่นๆ
- อำนวยความสะดวกในการเบิกจ่ายให้กับบุคลากร
- ตอบคำถามและให้คำปรึกษาในเรื่องการเบิกจ่ายเงิน ระเบียบการเบิกจ่ายต่าง ๆ
- การติดต่อประสานงานหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย ได้แก่ กองคลังและทรัพย์สิน เป็นต้น
- การติดต่อประสานงานหน่วยงานภายนอกมหาวิทยาลัย ได้แก่ บริษัท ห้างร้าน
กระทรวง ทบวง กรม ธนาคาร สถาบันการเงิน กรมสรรพากร สำนักงานประกันสังคม เป็นต้น - ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
งานพัสดุ
- งานจัดทำแผนและรายงานผลการจัดซื้อ/จัดจ้างครุภัณฑ์ ที่ดิน และสิ่งก่อสร้าง ประจำปีงบประมาณ
- ดำเนินการจัดซื้อ/จัดจ้างพัสดุให้เป็นไปตามระเบียบของทางราชการ ตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์และระบบบัญชีสามมิติของมหาวิทยาลัย
- งานทะเบียนพัสดุ จัดเก็บข้อมูลครุภัณฑ์ ค่าเสื่อมในระบบคอมพิวเตอร์ และเขียนหมายเลขครุภัณฑ์
- งานคลังพัสดุ ควบคุม ตรวจสอบและรายงานพัสดุคงเหลือประจำปี
- งานซ่อมแซมและบำรุงรักษาทรัพย์สิน
- งานจำหน่ายพัสดุตามระเบียบของทางราชการ
- ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
งานแผนและงานประกันคุณภาพการศึกษา
- จัดทำแผนยุทธศาสตร์ของสำนักหอสมุด ติดตามและประเมินผลการดำเนินงานและจัดทำสรุปรายงาน
- รวบรวม โครงการ/ กิจกรรม จากฝ่ายต่าง ๆ และจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี
- ติดตามและประเมินผลการดำเนินโครงการตามแผนปฏิบัติการประจำปีและจัดทำสรุปรายงาน
- จัดทำแผนบริหารความเสี่ยง และติดตามความเสี่ยงตามแผน
- ประสานงานกับฝ่ายต่าง ๆ ในการจัดทำเอกสารประกันคุณภาพตามเกณฑ์มาตรฐาน
- ประสานงานกับงานประกันคุณภาพการศึกษาของมหาวิทยาลัยในการตรวจประเมินคุณภาพตามเกณฑ์ EdPEx
- จัดทำเอกสารหลักฐานตามเกณฑ์มาตรฐานงานประกันคุณภาพ
- จัดทำรายงานการประเมินตนเอง (SAR)
- รวบรวมข้อมูลผลการดำเนินงาน ประกอบด้วย สถิติ / งบประมาณ / จำนวนทรัพยากรสารสนเทศ
- ประเมินความพึงพอใจเพื่อการบริหาร (ผู้บริหาร/ บุคลากร/ โครงการ/ กิจกรรม)
- งานประชาสัมพันธ์ของสำนักหอสมุด
- ปฎิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
งานพัฒนาระบบการบริหารจัดการ
- พัฒนาระบบบริหารจัดการความรู้
- พัฒนาเว็บประกันคุณภาพการศึกษา
- ปรับปรุงระบบฐานข้อมูลงานวิจัย(Dspace)
- ปรับปรุงระบบจองรถไปราชการ
- ปรับปรุงระบบคำสั่งต่าง ๆ
- พัฒนาระบบจองห้องศึกษากลุ่ม
- พัฒนาระบบ Work form Home
- ปรับปรุงระบบสถิติของงานในสำนักหอสมุด
- ปฎิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
