สำนักงานผู้อำนวยการ

หน้าที่ความรับผิดชอบ

          สำนักงานผู้อำนวยการ เป็นฝ่ายที่สนับสนุนภารกิจหลักของสำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยบูรพา ให้สามารถดำเนินการได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ มีหน้าที่หลักในการดำเนินงานได้แก่ งานบริหารทั่วไป การบริหารงานบุคคล งานการเงินบัญชีและพัสดุ งานแผนและงานประกันคุณภาพการศึกษา และงานอื่น ที่ไม่ได้อยู่ในความรับผิดชอบของสำนักหอสมุดโดยเฉพาะและปฏิบัติอื่นที่เกี่ยวข้อง อำนวยความสะดวกและประสานงานระหว่างสำนักหอสมุดกับหน่วยงานภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย โดยการจัดรูปแบบองค์กร และการแบ่งส่วนงานภายในเป็น 5 กลุ่มงาน ซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม กำกับ ดูแล ของสำนักงานผู้อำนวยการดังนี้

การจัดรูปแบบองค์กรและการแบ่งส่วนงาน

  • งานบริหารทั่วไป
  • งานบริหารงานบุคคล
  • งานการเงินและบัญชี
  • งานพัสดุ
  • งานแผนและงานประกันคุณภาพการศึกษา
  • งานพัฒนาระบบการบริหารจัดการ

งานบริหารทั่วไป

  1. บริการและอำนวยความสะดวกแก่ผู้มาติดต่อสำนักงานผู้อำนวยการ
  2. จัดระบบการดำเนินงานด้านงานสารบรรณและงานธุรการของสำนักหอสมุด
  3. ประสานงานการจัดทำคำขอตั้งงบประมาณรายจ่ายประจำปีจากงบประมาณแผ่นดินและเงินรายได้มหาวิทยาลัย
  4. ประสานงานการประชุม จัดเตรียมเอกสาร จัดสถานที่ บันทึกรายงานการประชุม และจัดทำรายงานการประชุมคณะกรรมการบริหารสำนักหอสมุด
  5. ตรวจสอบความถูกต้อง และจัดลำดับความสำคัญ ของหนังสือราชการเพื่อเสนอต่อผู้บังคับบัญชา
  6. เสนอเรื่องต่อผู้บังคับบัญชาเพื่อพิจารณาสั่งการ
  7. ลงทะเบียนรับ – ส่งหนังสือราชการ และแยกประเภทเอกสาร
  8. จัดพิมพ์หนังสือราชการทั้งภายใน และภายนอกมหาวิทยาลัย เอกสาร แบบฟอร์มต่าง ๆ
  9. ดูแลการรับเอกสารผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-documentation)
  10. ควบคุมการออกเลขที่หนังสือ ประกาศ คำสั่ง ของหน่วยงานภายในสำนักหอสมุด
  11. แจ้งเวียนเอกสารภายใน/ภายนอกให้บุคลากรได้รับทราบผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
  12. ติดตามเรื่อง การประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
  13. การควบคุมดูแลอาคารสถานที่และยานพาหนะ
  14. รวบรวมประสานงานจัดทำรายงานประจำปีของสำนักหอสมุด
  15. งานอื่นๆ ที่ไม่ได้อยู่ในหน้าที่ความรับผิดชอบของสำนักงานผู้อำนวยการโดยเฉพาะ และปฏิบัติหน้าที่อื่นที่เกี่ยวข้อง

งานบริหารงานบุคคล

  1. ดูแลและรับผิดชอบบัญชีลงเวลาปฏิบัติงานของบุคลากรในสำนักหอสมุด
  2. จัดทำแฟ้มทะเบียนประวัติของบุคลากรในสังกัดสำนักหอสมุดให้เป็นปัจจุบัน
  3. ดำเนินการเกี่ยวกับการลาของบุคลากรในสังกัดทุกฝ่ายทั้งการตรวจสอบวันลา การลงบันทึกการลาของบุคลากร
  4. รวบรวมหนังสือเวียน และระเบียบราชการเกี่ยวกับงานบริหารและธุรการ
  5. จัดทำ คำสั่งแต่งตั้ง/ รักษาการ และคำสั่งอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
  6. ปรับคุณวุฒิและเปลี่ยนตำแหน่ง/ การปรับคุณวุฒิและให้ได้รับเงินเดือนตามคุณวุฒิ
  7. การประเมินผลการปฏิบัติงานตามข้อตกลงการปฏิบัติงาน และการเลื่อนขั้นเงินเดือนประจำปี
  8. ดำเนินการสรรหา คัดเลือกบุคลากร และการสอบคัดเลือกบุคลากร
  9. การเสนอขอพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ฯ ข้าราชการ/พนักงานมหาวิทยาลัย/ ลูกจ้างประจำ
  10. การขอออกบัตรประจำตัวข้าราชการ/พนักงานมหาวิทยาลัย/ ลูกจ้างประจำ
  11. การดำเนินการตามพระราชบัญญัติประกันสังคม
  12. ขอคืนอัตราว่างกรณีเกษียณอายุงาน
  13. ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

งานการเงินและบัญชี

รับผิดชอบงานด้านการเงินและบัญชี เงินรายได้จากเงินอุดหนุนรัฐบาล เงินรายได้มหาวิทยาลัย เงินยืมทดรองจ่าย และเงินกองทุนสวัสดิการมหาวิทยาลัย โดยจำแนกตามลักษณะงาน ดังนี้
1. ปฏิบัติงานด้านการเงิน
  • เบิกจ่ายเงินงบประมาณประจำปี
  • เบิกจ่ายเงินกองทุนสวัสดิการมหาวิทยาลัย
  • รับ – จ่ายเงิน จากเงินทดรองจ่าย
  • จัดทำเช็คจ่ายร้านค้า
  • ไปธนาคาร ฝาก-ถอนเงินทดรองจ่าย
  • ตรวจนับเงินสดคงเหลือเงินทดรองจ่าย
  • เงินยืมจากกองคลังและทรัพย์สิน
  • รับเงินรายได้ค่าธรรมเนียมและรายรับอื่น และออกใบเสร็จรับเงิน
  • ปิดใบเสร็จรับเงิน/คูปองรับเงินรายได้ค่าธรรมเนียมและรายรับอื่น ตรวจนับเงิน นำเงินฝากธนาคาร บันทึกรายการในระบบบัญชี 3 มิติ นำส่งเอกสารและรายงานให้กองคลังและ
    ทรัพย์สินทุกวันทำการที่มีการรับเงิน

2. ปฏิบัติงานด้านเอกสารและบัญชี

  • ขอออนุมัติเบิกจ่าย/ตรวจเรื่องเกี่ยวกับการเงิน ได้แก่ เงินเดือนพนักงานเงินรายได้ เงินประกันสังคม เงินประจำตำแหน่ง เงินสาขาขาดแคลนและเงินเพิ่มพิเศษ เงินสวัสดิการ
    ค่ารักษาพยาบาลและการศึกษาบุตร ค่าเบี้ยประชุม ค่าตอบแทนการปฏิบัติงานนอกเวลา ทำงานปกติ ค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปปฏิบัติงาน ค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม ค่าเลี้ยงรับรอง
    ค่าเบี้ยประกันภัยอาคาร ค่าเบี้ยประกันรถยนต์/รถจักรยานยนต์ เป็นต้น
  • การบันทึกการเบิกจ่ายทุกเรื่องเบิกจ่ายในระบบบัญชี 3 มิติ
  • การบันทึกสมุดทะเบียนคุมหลักฐานขอเบิก เพื่อเป็นหลักฐานในการส่งเรื่องเบิกจ่ายที่จ่าย จากเงินทดรองจ่ายและรับคืนเงินทดรองจ่ายจากกองคลังและทรัพย์สิน
  • จัดทำทะเบียนคุมเงินทดรองจ่าย
  • จัดทำทะเบียนคุมงบประมาณรายจ่าย
  • เบิกใบเสร็จรับเงินจากกองคลังและทรัพย์สิน จัดทำทะเบียนคุม ควบคุมการใช้ใบเสร็จรับเงิน ส่งคืนใบเสร็จรับเงินที่ใช้แล้ว และจัดทำรายงานส่งกองคลังและทรัพย์สินทุกสิ้นปีงบประมาณ
  • ขออนุมัติสั่งพิมพ์คูปองรับเงินค่าเข้าใช้บริการห้องสมุดบุคคลภายนอก จัดทำทะเบียนคุมคูปอง ควบคุมการใช้ การเก็บรักษาเพื่อการตรวจสอบ และจัดทำรายงานการใช้ ยอดคงเหลือส่งกองคลังและทรัพย์สินทุกสิ้นปีงบประมาณ
  • รายงานเงินสดคงเหลือประจำวัน
  • รายงานการใช้จ่ายเงิน
  • รายงานเงินทดรองจ่ายทุกสิ้นเดือน รายงานยอดคงเหลือบัญชีเงินฝากธนาคาร รายงานใบสำคัญค้างจ่ายรายงานลูกหนี้คงค้าง
  • รายงานอื่น ๆ ตามที่มหาวิทยาลัยกำหนด ได้แก่ รายงานค่าสาธารณูปโภค รายงานรายได้รับล่วงหน้า/ค้างรับ รายงานค่าใช้จ่ายค้างจ่าย/ค้างรับ เป็นต้น
  • ตรวจเอกสารการเบิกจ่ายเงินจากกองทุนสวัสดิการมหาวิทยาลัย
3. ปฏิบัติงานด้านการบริการและอื่นๆ
  • อำนวยความสะดวกในการเบิกจ่ายให้กับบุคลากร
  • ตอบคำถามและให้คำปรึกษาในเรื่องการเบิกจ่ายเงิน ระเบียบการเบิกจ่ายต่าง ๆ
  • การติดต่อประสานงานหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย ได้แก่ กองคลังและทรัพย์สิน เป็นต้น
  • การติดต่อประสานงานหน่วยงานภายนอกมหาวิทยาลัย ได้แก่ บริษัท ห้างร้าน
    กระทรวง ทบวง กรม ธนาคาร สถาบันการเงิน กรมสรรพากร สำนักงานประกันสังคม เป็นต้น
  • ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

งานพัสดุ

  1. งานจัดทำแผนและรายงานผลการจัดซื้อ/จัดจ้างครุภัณฑ์ ที่ดิน และสิ่งก่อสร้าง ประจำปีงบประมาณ
  2. ดำเนินการจัดซื้อ/จัดจ้างพัสดุให้เป็นไปตามระเบียบของทางราชการ ตามพระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์และระบบบัญชีสามมิติของมหาวิทยาลัย
  3. งานทะเบียนพัสดุ จัดเก็บข้อมูลครุภัณฑ์ ค่าเสื่อมในระบบคอมพิวเตอร์ และเขียนหมายเลขครุภัณฑ์
  4. งานคลังพัสดุ ควบคุม ตรวจสอบและรายงานพัสดุคงเหลือประจำปี
  5. งานซ่อมแซมและบำรุงรักษาทรัพย์สิน
  6. งานจำหน่ายพัสดุตามระเบียบของทางราชการ
  7. ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

งานแผนและงานประกันคุณภาพการศึกษา

  1. จัดทำแผนยุทธศาสตร์ของสำนักหอสมุด ติดตามและประเมินผลการดำเนินงานและจัดทำสรุปรายงาน
  2. รวบรวม โครงการ/ กิจกรรม จากฝ่ายต่าง ๆ และจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี
  3. ติดตามและประเมินผลการดำเนินโครงการตามแผนปฏิบัติการประจำปีและจัดทำสรุปรายงาน
  4. จัดทำแผนบริหารความเสี่ยง และติดตามความเสี่ยงตามแผน
  5. ประสานงานกับฝ่ายต่าง ๆ ในการจัดทำเอกสารประกันคุณภาพตามเกณฑ์มาตรฐาน
  6. ประสานงานกับงานประกันคุณภาพการศึกษาของมหาวิทยาลัยในการตรวจประเมินคุณภาพตามเกณฑ์ EdPEx
  7. จัดทำเอกสารหลักฐานตามเกณฑ์มาตรฐานงานประกันคุณภาพ
  8. จัดทำรายงานการประเมินตนเอง (SAR)
  9. รวบรวมข้อมูลผลการดำเนินงาน ประกอบด้วย สถิติ / งบประมาณ / จำนวนทรัพยากรสารสนเทศ
  10. ประเมินความพึงพอใจเพื่อการบริหาร (ผู้บริหาร/ บุคลากร/ โครงการ/ กิจกรรม)
  11. งานประชาสัมพันธ์ของสำนักหอสมุด
  12. ปฎิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

งานพัฒนาระบบการบริหารจัดการ

  1. พัฒนาระบบบริหารจัดการความรู้
  2. พัฒนาเว็บประกันคุณภาพการศึกษา
  3. ปรับปรุงระบบฐานข้อมูลงานวิจัย(Dspace)
  4. ปรับปรุงระบบจองรถไปราชการ
  5. ปรับปรุงระบบคำสั่งต่าง ๆ
  6. พัฒนาระบบจองห้องศึกษากลุ่ม
  7. พัฒนาระบบ Work form Home
  8. ปรับปรุงระบบสถิติของงานในสำนักหอสมุด
  9. ปฎิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย